福建商学院学生档案管理办法
为了更好地加强学生档案管理，切实维护学生档案的完整性和真实性，提高学生档案的利用效率，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，特制定本规定。
一、毕业生档案入档内容(注：在档案封面要有所体现)：
1.高中转入材料 2.入团志愿书
3.毕业生登记表 4.学生成绩登记表
5.录取通知书 6.入党志愿书
7.高招考生报名表 8.高中毕业生登记表
9.惩罚材料 10.奖励证明材料
11.毕业论文 12.就业报到证存根
13.学籍变动材料 14.其他
二、学生档案管理的职责
(一)毕业生就业指导中心工作职责：
1.每年9月份做好与各系部之间毕业生档案的交接工作。
2.检查各毕业生档案入档内容的完整性，若发现归档内容不齐，应及时提醒各相关系部补齐。
3.应在每年10月份之前按照毕业生的就业去向做好毕业生档案的转递手续。
4.负责提供毕业生档案去向表以供学生的查档。
5.不定期检查各系学生档案整理、归档情况。
（二）系部工作职责：
1.各系必须指定专人负责管理学生档案，建立本系学生档案管理制度，定期检查、完善学生档案。
2.接受学生工作处的业务指导、监督和检查，维护本单位档案、材料的完整与安全。
3.按归档范围、归档要求，每年9月份与毕业生就业指导中心做好应届毕业生的档案交接工作，档案必须检查完整无误后办理移交手续，毕业生就业指导中心对所移交档案进行检查，若发现档案有缺失、不完整的情况，将不予接收。
（三）辅导员工作职责：
1.对接收的学生档案和相关材料要及时进行整理、归档，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密。
2.做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
三、归档要求
1.各种材料必须是办理完毕的正式文件材料。
2.材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办单位及时间。
3.手续必须完备，凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章，个人文字材料必须有本人签字。
4.各类材料只能用碳素墨水书写。
四、档案保管与转递
1.学生档案由各系辅导员保管，定期进行收集、整理和归档。
2.学生档案保管范围包括在籍、休学、退学、开除学籍、出国学生档案和积存无处转递的档案。
3.学生档案属机要文件类，在籍的学生档案在毕业当年由各系辅导员转交到学生工作处毕业生就业指导中心，就业中心再根据各毕业生的就业去向负责办理转递手续。
4.退学、开除学籍、出国的学生档案(档案内必须附有退学、开除学籍和出国的文件)由各系辅导员在每年的9月份转交到学生工作处毕业生就业指导中心，就业中心根据各个学生的生源地负责办理转递手续。
5.积存无处转递的档案由各系转交到校档案室进行保管。
6.考取“专升本”的应届专科毕业生，在9月开学初向学生工作处毕业生就业中心提交录取通知书以及本校毕业证书的复印件，毕业生就业指导中心根据各个学生的录取院校办理转递手续。
7.接收档案必须履行手续，填写毕业生档案去向表一式两份由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。
五、本规定由校学生工作处负责解释。
六、本规定自发布之日起实行。
学生工作处
2018年7月
